Datenschutz beim Fahrzeugschein auslesen: in Deutschland verarbeitet, in bezahlten Tarifen nicht gespeichert
Fahrzeugschein24 ist ein Dienst der Picsure GmbH in Hamburg für die deutsche Zulassungsbescheinigung Teil I und den älteren Fahrzeugschein. Die drei Antworten, auf die es in einer Lieferantenfreigabe ankommt, stehen hier gleich vorn: Verarbeitung in Deutschland und der EU, in den bezahlten Tarifen werden hochgeladene Dokumente nur für die Dauer des Vorgangs verarbeitet und nicht gespeichert, der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vollständig vor — ohne Rückfrage. Geschrieben für Einkauf, Datenschutz und IT-Sicherheit.
Der Weg eines Dokuments: vom Upload bis zum Ergebnis
- Verschlüsselt übertragenDie Datei geht verschlüsselt an Fahrzeugschein24. Der Zugang läuft über Schlüssel, die Sie im Konto selbst anlegen und jederzeit entziehen — wer Dokumente senden darf, entscheiden Sie im eigenen Haus.
- Verarbeitet, in bezahlten Tarifen nicht gespeichertAngenommen werden JPEG, PNG, HEIC, PDF, TIFF, BMP und WebP bis 20 MB; bei einem PDF wird ausschließlich die erste Seite verarbeitet. In den bezahlten Tarifen wird die Datei nur für die Dauer des Vorgangs verarbeitet und nicht gespeichert; im Free-Tarif speichern wir sie und nutzen sie, um die Erkennung zu verbessern.
- Aufbereitet und ausgelesenSchiefe, gedrehte oder dunkle Aufnahmen werden automatisch aufbereitet; auch diese Fassung besteht nur für die Dauer des Vorgangs. Ausgelesen werden bis zu 65 Angaben, in der Regel in ein bis zwei Sekunden — schnell genug fürs Kundengespräch.
- Ergebnis zum GegenlesenZurück kommen die ausgelesenen Angaben, zu jedem Wert der Sicherheitswert der Erkennung und die Fundstelle im Dokument. Den passenden Bildausschnitt schalten Sie im Konto dazu.
- Nach dem VorgangIn den bezahlten Tarifen endet mit dem Vorgang die Verarbeitung des Bildes; gespeichert wird es nicht. Bestehen bleiben die ausgelesenen Angaben und die Protokolldaten zu Ihrem Konto — beides exportieren oder löschen Sie jederzeit selbst.
In bezahlten Tarifen keine Ablage der Dokumente — was das für Ihr Löschkonzept bedeutet
Präzise, worauf sich der Satz bezieht: In den bezahlten Tarifen wird die hochgeladene Datei ausschließlich für die Dauer des einen Vorgangs verarbeitet und nicht auf einen Datenträger geschrieben — weder das Original noch die zum Lesen aufbereitete Fassung. Für Dokumentbilder aus diesen Tarifen brauchen Sie deshalb keinen Löschprozess, weil kein Bestand entsteht, der zu löschen wäre. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO sagt dasselbe: Nach Beendigung werden die in Ihrem Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Ihrer Wahl gelöscht oder herausgegeben. Im Free-Tarif ist das anders: Dort speichern wir hochgeladene Dokumente und nutzen sie, um die Erkennung zu verbessern. Für Prüfungen, bei denen keine Unterlagen beim Anbieter verbleiben dürfen, nutzen Sie deshalb einen bezahlten Tarif – monatlich kündbar.
In Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gehören damit die ausgelesenen Angaben und die Protokolldaten zu Ihrem Konto — Name, Anschrift, Fahrzeug-Identifizierungsnummer und Kennzeichen sind regelmäßig personenbezogen —, in den bezahlten Tarifen nicht das Dokumentbild. Beides besteht, solange Ihr Konto besteht, und lässt sich im Konto exportieren oder löschen. Wie sich das in bestehende Abläufe einfügt, zeigt die Seite zum Fahrzeugschein auslesen.
Mit der Betrugserkennung kommt je Dokument ein Satz nicht rückrechenbarer Prüfwerte hinzu, mit denen Wiedervorlagen erkannt werden. Klartextangaben werden dafür nicht gespeichert, verglichen wird nur mit Ihren eigenen früheren Einreichungen. Das Ergebnis ist ein Hinweis für Ihre eigene Prüfung, keine amtliche Echtheitsfeststellung; enthalten ab dem Tarif Business.
Was Ihr Datenschutzteam abhaken kann
Verarbeitung in Deutschland und der EU
Hochgeladene Dokumente werden auf Servern in Deutschland und innerhalb der EU verarbeitet. Bei Fahrzeugdaten aus Kundenunterlagen ist das oft der entscheidende Satz in der Freigabe.
Keine Ablage der Dokumente in bezahlten Tarifen
Ohne Speicherung entsteht kein Bestand an Dokumentbildern, der gesichert, geprüft und irgendwann gelöscht werden müsste — weniger Angriffsfläche genau dort, wo sie sonst am größten ist.
AVV ohne Rückfrage abrufbar
Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist vollständig einsehbar, bevor Sie sich registrieren, und wird mit dem Nutzungsvertrag dessen Bestandteil. Eine unterzeichnete Fassung gibt es auf Anfrage.
Verschlüsselte Übertragung
Jede Übertragung an Fahrzeugschein24 läuft verschlüsselt; intern hat nur Zugriff, wer ihn für seine Aufgabe braucht. Die zugesagten Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO stehen im AVV.
Zwei-Faktor-Anmeldung und eigene Schlüssel
Konten sichern Sie mit einer Zwei-Faktor-Anmeldung. Für die Schnittstelle legen Sie eigene Schlüssel an und entziehen sie wieder, sobald ein System sie nicht mehr braucht.
Export und Kontolöschung im Konto
Unter Einstellungen → Sicherheit laden Sie die Daten Ihres Kontos herunter (Art. 20 DSGVO) und löschen Ihr Konto (Art. 17 DSGVO) — selbst ausgelöst, ohne Ticket. Dokumente aus dem Free-Tarif bewahren wir auch danach bis zu fünf Jahre auf.
Klare Rollen: Sie bleiben Verantwortlicher
Betreiberin ist die Picsure GmbH in Hamburg; „Fahrzeugschein24“ ist die Marke, unter der der Dienst läuft. Picsure ist damit Ihre Vertragspartnerin, stellt die Rechnung und ist verantwortliche Stelle für Ihre Kontodaten — der Name, der in Ihre Lieferantenakte gehört.
Für die Inhalte der hochgeladenen Dokumente ist die Rollenverteilung eindeutig: Sie sind Verantwortlicher, Picsure ist Auftragsverarbeiter und verarbeitet ausschließlich nach Ihrer Weisung. Die Hoheit über Fahrzeug- und Halterdaten bleibt bei Ihnen. Das gilt für die bezahlten Tarife; im Free-Tarif nutzt Picsure hochgeladene Dokumente zusätzlich, um die Erkennung zu verbessern, und ist dafür selbst verantwortlich. Fragebögen aus Ihrem Haus beantworten wir direkt unter datenschutz@fahrzeugschein24.de, ohne Umweg über den Vertrieb; welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden, steht in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Fragen aus Datenschutz- und Einkaufsprüfungen
Wo werden unsere Dokumente verarbeitet?
In Deutschland und innerhalb der EU; dort werden die zur Auswertung hochgeladenen Dokumente verarbeitet. Zwecke und Rechtsgrundlagen im Einzelnen stehen in der Datenschutzerklärung.
Brauchen wir einen AVV, und müssen wir ihn anfragen?
Sobald die hochgeladenen Dokumente personenbezogene Daten enthalten — bei einem Fahrzeugschein regelmäßig der Fall —, ja. Der AVV nach Art. 28 DSGVO steht vollständig bereit, gilt mit Abschluss des Nutzungsvertrags und muss nicht angefragt werden. Eine gesondert unterzeichnete Fassung erhalten Sie auf Anfrage.
Was wird gespeichert — und was nicht?
In den bezahlten Tarifen nicht das hochgeladene Dokument: Die Datei wird nur für die Dauer des Vorgangs verarbeitet, ein Bestand an Dokumentbildern entsteht nicht. Im Free-Tarif speichern wir hochgeladene Dokumente und nutzen sie, um die Erkennung zu verbessern – bis zu fünf Jahre, auch nach einer Kontolöschung. In jedem Tarif gespeichert werden die ausgelesenen Angaben, Ihre Kontodaten und Protokolldaten zum Konto. Unter Einstellungen → Sicherheit laden Sie diese Daten als Export herunter (Art. 20 DSGVO) und löschen das Konto selbst (Art. 17 DSGVO). Nach Vertragsende werden die in Ihrem Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Ihrer Wahl gelöscht oder herausgegeben, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Nutzen Sie die Ausgabe als ausgefülltes PDF, ist zusätzlich Ihr leeres Formular hinterlegt – ohne Kunden- oder Fahrzeugdaten. Das ausgefüllte PDF selbst wird nicht als Datei abgelegt; die eingetragenen Angaben bleiben 30 Tage für einen erneuten Download gespeichert und werden danach automatisch gelöscht.
Welche Dokumente liest der Dienst aus?
Die deutsche Zulassungsbescheinigung Teil I und den älteren Fahrzeugschein. Der Dienst kennt deren Feldstruktur, gleicht die Prüfziffer der Fahrzeug-Identifizierungsnummer ab und weist auf widersprüchliche Angaben hin. Verarbeitet wird eine Datei je Vorgang, bei einem PDF die erste Seite.
Wie sichern wir den Zugang ab?
Mit einer Zwei-Faktor-Anmeldung für Konten und eigenen Schlüsseln für angebundene Systeme, die Sie jederzeit wieder entziehen. Die Einbindung steht in der technischen Dokumentation.
Können wir vor der Freigabe mit einem echten Dokument testen?
Ja, im kostenlosen Tarif: 15 Extraktionen im Monat, ohne Kreditkarte, mit Ihren eigenen Unterlagen — nehmen Sie ruhig die schwierigen Fälle. Dort speichern wir hochgeladene Dokumente und nutzen sie, um die Erkennung zu verbessern. Sollen beim Test keine Dokumente gespeichert werden, nehmen Sie den Tarif Starter: monatlich kündbar, jedes Dokument wird nur für den Vorgang verarbeitet. Die Kontingente der weiteren Tarife stehen unter Preise und Tarife.
Ihre Prüfliste, direkt beantwortet
Eigener Sicherheits- oder Datenschutzfragebogen? Unterzeichneter Auftragsverarbeitungsvertrag? Schreiben Sie uns — oder direkt an datenschutz@fahrzeugschein24.de.
Kontakt aufnehmen